Comment demander la suppression de vos données ?
Adressez votre demande à contact@tanetis.com avec l’objet « Suppression », ou utilisez notre formulaire de contact. Pour nous aider à retrouver les données concernées, précisez :
- Votre nom et, si vous êtes client, celui de votre entreprise.
- L’adresse e-mail utilisée dans vos échanges avec TANETIS.
- Le périmètre de votre demande : toutes vos données personnelles ou une partie seulement, par exemple un échange, un document ou les informations liées à votre espace client. Vous pouvez indiquer le projet ou la page concernés.
Vous avez accès à un espace client ? Vous pouvez également adresser votre demande depuis la messagerie de votre espace client, après connexion. Elle sera ainsi rattachée à votre compte authentifié. Commencez votre message par « Demande de suppression de mes données » et précisez ce que vous souhaitez faire effacer.
Vous pouvez utiliser ce modèle :
Bonjour, je m’appelle [nom] et je représente [entreprise, si applicable]. Je souhaite faire effacer [toutes mes données personnelles / les données concernant …]. L’adresse e-mail utilisée auprès de TANETIS est [e-mail].
Si nous avons un doute raisonnable sur votre identité, nous pourrons demander un élément de vérification adapté, par exemple une confirmation depuis votre espace client si vous y avez accès, avant de donner suite, afin de protéger vos données. N’envoyez pas de mot de passe ni de pièce d’identité spontanément. La demande reste possible par e-mail sans compte client ni formulaire imposé.
Quand pouvez-vous demander l’effacement ?
Cela peut notamment s’appliquer si les données sont devenues inutiles, si leur utilisation est illicite, si une obligation impose leur effacement, ou si vous retirez un consentement sans qu’un autre fondement autorise leur utilisation. Une opposition peut aussi justifier l’effacement, selon les conditions de l’article 21 du RGPD.
Quelles données peuvent être concernées ?
Selon votre utilisation de nos services : coordonnées et messages de contact, échanges par chat ou e-mail, informations de l’espace client, documents et contenus de projet comportant des données personnelles, ainsi que données techniques permettant de vous identifier.
Si votre demande porte sur un site client dont TANETIS assure la prestation technique, contactez son éditeur indiqué dans ses mentions légales. Lorsque TANETIS agit comme sous-traitant, nous assistons cet éditeur dans le traitement de la demande, conformément à ses instructions.
Dans quel délai recevrez-vous une réponse ?
Nous vous informons de la suite donnée au plus tard un mois après réception. La complexité ou le nombre des demandes peut justifier deux mois supplémentaires ; nous vous expliquons cette prolongation durant le premier mois. Si la demande est fondée, l’effacement intervient sans retard injustifié. Tout refus, même partiel, est motivé avec les recours possibles.
La démarche est normalement gratuite. Des frais raisonnables ou un refus ne sont possibles que pour une demande manifestement infondée ou excessive, dont TANETIS doit démontrer le caractère.
Pourquoi certaines données peuvent-elles être conservées ?
Le droit à l’effacement connaît des exceptions, notamment pour respecter une obligation légale ou établir, exercer ou défendre un droit en justice. Les documents comptables et leurs justificatifs, dont les factures, doivent notamment être conservés dix ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
Une conservation justifiée reste limitée aux données nécessaires. Nous précisons dans notre réponse les données conservées, le motif et la durée applicable ou ses critères. Fermer un accès client n’efface donc pas automatiquement tous les documents ; une demande d’effacement ne constitue pas, à elle seule, une résiliation de votre contrat.
Prestataires et sauvegardes
Le traitement de votre demande doit couvrir les prestataires concernés et les copies sauvegardées. L’effacement est communiqué aux destinataires, sauf impossibilité ou effort disproportionné prévu par le RGPD. Vous pouvez demander à connaître ces destinataires. Les mesures retenues doivent empêcher la remise en service de données effacées lors d’une restauration. Notre réponse précise toute limite et son traitement.
Recours et textes de référence
En l’absence de réponse dans le délai applicable, ou si vous contestez notre réponse, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, sans préjudice d’un recours devant une juridiction compétente. Conservez votre demande et nos échanges.